Política de privacidad

1. Título y fecha de vigencia

Este documento se titula "Política de Privacidad de Sánchez Medical Clinic" y aplica desde la fecha de vigencia indicada en la portada. Sustituye cualquier versión anterior publicada en sanchezclinic.com.

2. Identidad y datos de contacto de la Clínica

• Nombre comercial: Sánchez Medical Clinic.
• Profesional a cargo: Dra. Carolina Sánchez Díaz, NPI 1477174167.
• Dirección: 174 Calle Luis Barreras, dentro del CDT Mariano Rivera Ramos, Cayey, Puerto Rico 00736.
• Teléfono y WhatsApp: 787-705-0708.
• Correo electrónico: smc@sanchezclinic.com.

3. Alcance de la política

Sánchez Medical Clinic ("la Clínica", "nosotros" o "nuestro") opera el sitio sanchezclinic.com. Esta política aplica a la información recopilada cuando usted visita el sitio, se comunica con nosotros por WhatsApp, teléfono o correo electrónico, o utiliza cualquier función que la Clínica habilite en la página, incluyendo un futuro sistema de citas en línea. No aplica a sitios o servicios de terceros enlazados desde nuestra página (por ejemplo, WhatsApp o servicios de mapas), los cuales se rigen por sus propias políticas de privacidad.

4. Información recopilada

Recopilamos información en tres categorías generales, detalladas en las Secciones 5 a 8: (a) información que usted nos proporciona directamente; (b) información recopilada automáticamente durante su visita al sitio; y (c) información médica protegida que usted comparte como paciente de la Clínica, la cual se rige adicionalmente por el Aviso de Prácticas de Privacidad HIPAA.

5. Información proporcionada directamente por el usuario

• Información de contacto: nombre, número de teléfono, correo electrónico y el contenido de los mensajes que usted nos envíe por WhatsApp, llamada o correo electrónico.
• Información relacionada con una solicitud de cita o servicio: tipo de servicio de interés, preferencia de fecha u horario, y cualquier otro dato que usted decida proporcionar voluntariamente.
• Información que usted proporcione directamente en el consultorio como parte de su expediente clínico, la cual se rige por el Aviso de Prácticas de Privacidad HIPAA.

6. Información recopilada automáticamente

Cuando usted visita nuestro sitio, pueden recopilarse ciertos datos técnicos, como la dirección IP, el tipo de dispositivo y navegador, el sistema operativo, las páginas visitadas, el tiempo de permanencia, los enlaces seleccionados y el origen de la visita. La Clínica puede utilizar Google Analytics (GA4), el Píxel de Meta u otras tecnologías de medición, sujeto a la configuración técnica y a las preferencias de cookies disponibles. La Clínica configura y administra estas tecnologías con el propósito de evitar que se transmitan a dichos proveedores datos introducidos en formularios clínicos, información de citas, información médica protegida u otros datos sensibles. Estas tecnologías no deberán instalarse en áreas autenticadas, portales de pacientes, formularios clínicos ni páginas que procesen PHI, salvo que su uso haya sido evaluado y configurado de conformidad con HIPAA y demás leyes aplicables. Usted puede modificar sus preferencias de cookies mediante el enlace correspondiente disponible en el sitio. La operación efectiva de estas salvaguardas depende de la configuración técnica vigente del sitio y debe verificarse periódicamente.

7. Cookies

El sitio puede utilizar cookies esenciales para su funcionamiento y, si están configuradas, herramientas de analítica u otras tecnologías similares. Un aviso de cookies o la aceptación de un banner de consentimiento no constituye, por sí solo, una autorización válida bajo HIPAA para divulgar información médica protegida. Usted puede controlar ciertas cookies desde la configuración de su navegador; desactivarlas puede afectar algunas funciones del sitio.

8. Información médica protegida (PHI)

Como paciente de la Clínica, su información médica protegida (PHI) está sujeta a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), a la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (HITECH), y al Artículo 11 de la Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000, según enmendada, "Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente" de Puerto Rico, que exige a todo proveedor de servicios de salud mantener la confidencialidad de los expedientes y récords clínicos de sus pacientes. Si la Clínica ofrece un portal de pacientes, plataforma de telemedicina o formulario clínico seguro, la información transmitida por ese medio puede constituir PHI y se manejará conforme a esas leyes y al Aviso de Prácticas de Privacidad de la Clínica.

Este sitio no debe utilizarse para emergencias médicas. Si entiende que tiene una emergencia, llame al 9-1-1 o acuda a la sala de emergencias más cercana.

9. Finalidades para utilizar la información

• Responder consultas y solicitudes de información.
• Coordinar, confirmar o dar seguimiento a citas o solicitudes de servicio.
• Operar, mantener, proteger y mejorar el sitio y sus funciones.
• Detectar, investigar y prevenir fraude, abuso, incidentes de seguridad o actividad ilegal.
• Cumplir obligaciones legales, reglamentarias, profesionales y de conservación de registros aplicables a proveedores de servicios de salud en Puerto Rico.
• Enviar comunicaciones administrativas o de servicio; las comunicaciones promocionales se enviarán solo con su consentimiento y conforme a la ley aplicable (véase Sección 15).

10. Bases o autorizaciones aplicables

Utilizamos su información con base en: (a) la relación de prestación de servicios de salud que usted establece con la Clínica; (b) su consentimiento al contactarnos voluntariamente por WhatsApp, teléfono o correo electrónico; (c) las autorizaciones específicas que usted firme conforme a HIPAA cuando la ley lo requiera; y (d) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables. La aceptación de esta política de privacidad web, o de un banner de cookies, no constituye por sí sola una autorización válida bajo HIPAA para divulgar su información médica protegida; las autorizaciones HIPAA deben cumplir los requisitos específicos de 45 CFR § 164.508.

11. Proveedores de servicios y terceros

Podemos compartir información con proveedores que apoyan el alojamiento, mantenimiento, seguridad, comunicaciones, programación de citas, telemedicina, analítica u otras funciones del sitio, sujetos a las obligaciones contractuales correspondientes.

El sitio puede utilizar los siguientes servicios externos, cada uno sujeto a su propia política de privacidad: Google Analytics (GA4) para analítica; el Píxel de Meta para medición de campañas; el chat en línea de GoHighLevel (LeadConnector), que procesa los mensajes enviados por ese medio; OpenStreetMap para mostrar el mapa de la Clínica; y Google Fonts para las tipografías del sitio. Cuando un proveedor cree, reciba, mantenga o transmita PHI en nombre de la Clínica, su uso estará sujeto a un Acuerdo de Asociado de Negocios (BAA) y a una configuración compatible con HIPAA, según corresponda. Si no existe un BAA aplicable, el chat deberá limitarse a consultas administrativas generales y no deberá utilizarse para recopilar información clínica. Los enlaces a WhatsApp, Instagram, Facebook y Google conducen a servicios externos que se rigen por las políticas de esas plataformas. No utilice el chat ni servicios de mensajería general para enviar información médica sensible.

12. Condiciones para compartir información

No vendemos información personal ni médica protegida. Podemos compartir información únicamente según sea necesario y permitido:

• Con proveedores que actúan en nuestro nombre bajo las salvaguardas contractuales correspondientes, incluyendo un Acuerdo de Asociado de Negocios (BAA) cuando el proveedor cree, reciba, mantenga o transmita PHI.
• Con profesionales, facilidades, planes médicos u otras entidades para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, según lo permita HIPAA y el Aviso de Prácticas de Privacidad.
• Para cumplir con una ley, orden judicial, citación válida, requerimiento gubernamental o deber de salud y seguridad, dentro de los límites legales.
• En relación con una reorganización o transferencia legítima de la práctica, sujeto a las protecciones legales aplicables.
• Con su autorización expresa o según sus instrucciones.

13. Seguridad de la información

Aplicamos salvaguardas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información contra acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. Ningún sistema o transmisión por Internet puede garantizar seguridad absoluta; le recomendamos no enviar información médica sensible por canales no identificados expresamente como seguros.

14. Derechos y opciones del usuario

Usted puede comunicarse con nosotros para solicitar acceso, corrección o eliminación de la información personal recopilada mediante el sitio, o para retirar un consentimiento cuando corresponda. Una solicitud de eliminación no necesariamente implicará la eliminación de información que la Clínica deba conservar por obligaciones legales, regulatorias, profesionales, contractuales, de facturación, auditoría, defensa de reclamaciones o conservación de expedientes médicos. Los derechos relacionados con su información médica protegida, incluidos el acceso, la enmienda, las restricciones, las comunicaciones confidenciales y la contabilidad de ciertas divulgaciones, se describen en el Aviso de Prácticas de Privacidad de la Clínica.

15. Comunicaciones por correo electrónico, llamadas y mensajes de texto

Podemos comunicarnos con usted por teléfono, WhatsApp o correo electrónico para coordinar su atención y enviar comunicaciones administrativas o de servicio. No utilice WhatsApp, correo electrónico, redes sociales ni el chat general del sitio para enviar diagnósticos, resultados de laboratorio, imágenes clínicas, números de seguro médico u otra información médica sensible, salvo que la Clínica le indique expresamente que el canal utilizado es apropiado y seguro para ese propósito. Si en el futuro enviamos comunicaciones de mercadeo por correo electrónico, cumpliremos con la Ley CAN-SPAM (15 U.S.C. §§ 7701–7713), incluyendo la opción de darse de baja en cada mensaje. Si en el futuro utilizamos mensajes de texto (SMS) con fines promocionales, solicitaremos el consentimiento requerido por la ley aplicable y ofreceremos la opción de dejar de recibirlos en cualquier momento.

16. Menores de edad

El sitio está dirigido a personas adultas que buscan información sobre servicios médicos y no está diseñado para que menores de edad suministren información personal sin la intervención de su padre, madre, tutor o representante autorizado, salvo cuando la ley permita que el menor consienta por sí mismo a determinados servicios. Si entiende que un menor proporcionó información indebidamente, comuníquese con nosotros para eliminarla.

17. Enlaces y servicios de terceros

El sitio puede contener enlaces, mapas, videos, herramientas de reserva, redes sociales u otros servicios operados por terceros (por ejemplo, WhatsApp o servicios de mapas para direcciones). La Clínica no controla las prácticas independientes de esos terceros; le recomendamos revisar sus políticas antes de suministrarles información. La presencia de un enlace no significa que la Clínica autoriza a ese tercero a recibir información médica protegida.

18. Transferencias de información

Nuestros servicios se prestan en Puerto Rico. En la medida en que utilicemos proveedores tecnológicos con servidores fuera de Puerto Rico (por ejemplo, servicios de hosting o de mensajería con infraestructura en los Estados Unidos continentales u otros países), dichos proveedores están sujetos a sus propias obligaciones contractuales y legales de protección de datos.

19. Manejo y notificación de incidentes de seguridad

En caso de una violación de seguridad que comprometa información personal o médica protegida, notificaremos a los individuos afectados y a las autoridades correspondientes conforme a: (a) la Regla de Notificación de Brechas de HIPAA (45 CFR §§ 164.400–414); y (b) la Ley Núm. 111 del 7 de septiembre de 2005, "Ley de Información al Ciudadano sobre la Seguridad de Bancos de Información" de Puerto Rico (10 L.P.R.A. § 4051 y siguientes) y su Reglamento Núm. 7376, dentro de los plazos que dichas leyes establecen.

20. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología o requisitos legales. Publicaremos la versión revisada en esta página e indicaremos la nueva fecha de vigencia. Los cambios materiales se comunicarán por un medio adicional cuando la ley lo requiera.

21. Contacto del Oficial de Privacidad

Para preguntas sobre esta política, solicitudes de privacidad o inquietudes sobre el manejo de información en el sitio, puede comunicarse con:

• Sánchez Medical Clinic — A la atención de: Oficial de Privacidad
• 174 Calle Luis Barreras, dentro del CDT Mariano Rivera Ramos, Cayey, Puerto Rico 00736
• Teléfono/WhatsApp: 787-705-0708
• Correo electrónico: smc@sanchezclinic.com

22. Relación con el Aviso de Prácticas de Privacidad HIPAA

Esta Política de Privacidad del sitio web describe principalmente el manejo de información en línea y es complementaria al Aviso de Prácticas de Privacidad HIPAA, que rige específicamente el uso y divulgación de su información médica protegida como paciente. Si existe un conflicto entre ambos documentos respecto de información médica protegida, prevalecerán el Aviso de Prácticas de Privacidad de la Clínica y las leyes aplicables. Puede solicitar una copia del Aviso de Prácticas de Privacidad llamando o escribiendo a la Clínica.

23. Advertencia sobre emergencias médicas

Este sitio no debe utilizarse para emergencias médicas. Si entiende que tiene una emergencia, llame al 9-1-1 o acuda a la sala de emergencias más cercana.